Internkontroll (IK) for små bedrifter: kom i gang

De fleste som begynner å lese om internkontroll, gir opp etter tre avsnitt. Ordet høres ut som noe bare store konsern driver med, og guidene er ofte skrevet i et språk som passer bedre i et styrerom enn på et lager med fire ansatte. Men internkontroll for små bedrifter handler egentlig om noe ganske hverdagslig: at dere vet hva som kan gå galt, har blitt enige om hva dere gjør med det, og kan vise at dere faktisk gjør det. Her er en gjennomgang som tar deg fra null til et system som holder.

Hva internkontroll egentlig er

Internkontroll – ofte forkortet IK – er systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Kravet gjelder i praksis alle virksomheter som har ansatte, og det er virksomheten selv som har ansvaret for å ha det på plass. Ingen kommer og setter det opp for deg.

Poenget er ikke å produsere dokumenter. Poenget er at risiko blir håndtert før noe skjer, i stedet for etterpå. Dokumentasjonen finnes fordi det er den eneste måten å vise at arbeidet gjøres – både overfor tilsynsmyndigheter og overfor de ansatte som skal vite hva som gjelder.

Hvor lite kan du slippe unna med?

Kravene skal tilpasses virksomhetens størrelse og risiko. En regnskapsfører med to ansatte på kontor har åpenbart et annet risikobilde enn et bakeri med varm ovn, kjemikalier og nattarbeid. Det betyr ikke at kontoret slipper unna internkontroll, men at systemet der kan være tynt og enkelt – mens bakeriet må gå grundigere til verks på det som faktisk er farlig.

Den vanligste feilen små bedrifter gjør, er å laste ned en generisk mal på 60 sider og fylle den ut halvveis. Da sitter du igjen med et dokument som verken beskriver din bedrift eller blir brukt. Bedre å lage fem sider som stemmer, enn seksti som ikke gjør det.

Start med kartleggingen, ikke med permen

Alt annet i internkontrollen bygger på én ting: en oversikt over hva som kan gå galt hos dere. Sett av en time med de ansatte og gå gjennom arbeidsdagen fra de låser opp til de låser igjen. Noter alt som kan føre til skade, sykdom eller miljøproblemer – også det som «aldri har skjedd».

Vurder deretter hvert punkt etter to spørsmål: Hvor sannsynlig er det, og hvor ille blir det? De punktene som scorer høyt på begge, er der du bruker tiden din. Resten kan du notere og la ligge.

Kartleggingen blir aldri bedre enn samtalen som lager den. De ansatte vet hvor det glipper i praksis – ledelsen vet hvordan det er ment å fungere. Begge deler må inn.

Det du bør ha nedskrevet

For en liten bedrift er dette som regel nok til å dekke det vesentlige:

• Mål for HMS-arbeidet. Noen få setninger om hva dere vil oppnå. Ikke visjoner – konkrete mål.
• Ansvarsfordeling. Hvem har ansvar for hva, med navn. «Ledelsen» er ikke et navn.
• Risikovurderingen. Oversikten fra kartleggingen, med hva dere gjør med de viktigste punktene.
• Rutiner. De faste tingene som må gjøres – kontroller, vedlikehold, opplæring – og hvor ofte.
• Avvikshåndtering. Hvordan ansatte melder fra når noe går galt, og hvem som følger opp.
• Handlingsplan. Hva som skal utbedres, av hvem, innen når.

Skriv det i et språk en ny ansatt forstår på første gjennomlesning. Er en setning uklar for deg, er den ubrukelig for dem.

Slik kommer du i gang denne uka

1. Kartlegg i fellesskap. En time med hele gjengen, ett ark, alle innspill ned.
2. Prioriter tre punkter. Ta de tre mest alvorlige først. Resten kommer senere.
3. Skriv rutinene for de tre. Kort og konkret: hva skal gjøres, hvor ofte, av hvem.
4. Sett opp avviksmeldingen. Én kanal alle kjenner til, og en fast person som følger opp.
5. Legg inn en fast gjennomgang. For eksempel en halvtime hvert kvartal.

Hold systemet levende

Internkontroll dør typisk på samme måte hver gang: den lages i en periode med god tid, fungerer i to måneder, og blir så en perm i hylla som ingen åpner før noen ringer og varsler tilsyn. Motgiften er lav terskel og faste intervaller. Rutiner som tar tre minutter blir fulgt. Rutiner som krever at noen finner frem et skjema, blir det ikke.

Registrer også avvik når de skjer, ikke i etterkant. Et system uten avvik ser mistenkelig ut, fordi det ikke finnes arbeidsplasser der ingenting går galt. Noen få registrerte avvik med tydelig oppfølging er langt sterkere dokumentasjon enn blanke ark.

QMerk tar seg av den delen som pleier å ryke først: rutinene og dokumentasjonen i hverdagen. Sjekkpunktene ligger på mobilen der jobben gjøres, avvik meldes med et par trykk, og hvem som gjorde hva og når havner automatisk i en logg du kan hente frem når noen spør.